經營管理

成為掌握時間的主人

時間管理

I am so busy! 我好忙,我有好多工作還沒有做完!先讓我把工作忙完再說吧!

在過去,曾有段時間我嘴邊總愛掛著這幾句話,只要有同事或客戶上門,我總會抱著頭一副火在屁股燒的著急樣,試圖想讓全世界的人都看得出來我很忙。所以我的主管、同事、部屬都知道找上門就只會聽到我很忙,知道我很多事情在做,可卻不知道我到底在忙什麼。

直到有一天,我突然崩潰,頓時間什麼事情再也做不了,我不清楚自己身在何方,也不清楚手頭上的這些事情到底要做到什麼時候,質疑著自己、質疑著手上的工作、質疑著所有前來問我問題的人們,我猶豫了。逃避,成為腦中第一個浮現的名詞。

那個讓我失眠的夜晚,絞盡所有腦汁思考自己為什麼會陷入這番田地。最後,我拿出紙筆,開始整理手上所有工作,將所有正在做、等著做、已做過的工作全部列了出來。整整在筆記本上列達數十頁之譜。

看著滿滿工作事項,我依然找不到問題的答案,這個晚上我坐在書桌前,反覆翻著工作整理出來的筆記。此時,天外飛來一筆,我將所有整理在筆記本上的資料全輸入到Excel之中,並且陸續增加欄位來辨別工作屬性。

從原先一欄工作事項,逐漸增加工作類別、工作屬性、交辦人、主要負責人、次要負責人、協同作業對像、客戶名稱、重要性、完成度、開始時間、預計完成時間、實際完成時間、執行期間及最後對我來說相當重要的『備註』。當時,我並不知道什麼叫做專案管理、工作管理、時間管理。

備註欄上我填下各項工作發到我身上的理由,並且持續將原本列出來看起來粗糙的工作項目持續細分下去,舉凡說會議、對談、電話溝通、臨時討論等,只要我能想到過去在一個工作項目中曾經發生的事情全給填上去,在當時,我也不知道這被稱為『WBS』(Work Breakdown Structure)

接著我藉由工作類型來開始將看起來混亂、混雜無章工作項目藉由Excel的Sheet(分頁)將各種工作類別依照專案、非專案、例行性工作、非本質工作、插件等,一頁又一頁的分開來。緊接著,我又將每項工作所花的時間、可能花的時間、不應該花的時間、突然被消耗掉的時間等區分出來,一一的進行統計。後來我才知道這叫做『工作量化指標、數據』

做完大量整理工作,天色漸亮,心中少了些慌張,多了點踏實。此時,雖然還沒看出什麼頭緒出來,但心裡一個想法、點子,我將所有的表列上、欄位上的資訊進行交叉分析,製做出許多圓餅圖、柱狀圖、時間分佈圖等。原來,這種作法稱做『工作結案分析報告』以及『工作進程追蹤分析』

這一看我恍然大悟,從各式各樣圖表中發現,安排給我工作的人很多時候都不是直接主管,而是跨部門協助請求,並非為我主要工作內容。再者是我發現某個人安排給我的工作其比例相當不合理,尤其做到他的工作時,我所花費的時間特別多,因相對時間全花在會議、溝通、客戶聯繫等,只是這些工作我僅是次要負責人,主要負責人為他部門內的另外一位同事。

早上6點,我將所有資料整理、歸納、分析完成。雖然一整晚沒睡,可是心中卻無比踏實,擁有相當明確的答案。答案告訴我一個現實是『能力有限、時間有限』可我卻『答應無限、承諾無限』。接了一堆不該我做的工作,莫名責任感令我承接大多看來不應該是我負責的工作,而從對應文件檔案(會議記錄)來看,我參與了大多我不需要出現的會議,更重要的是那些會議都耗掉很長時間。

最後,出門前我快速將所有結論製做投影片,羅列出十個重點、十個問題、十個改善方案、十個反應對策、十個工作建議。

10點部門會議,我藉著投影片,一頁一頁的跟主管(老闆)解釋。他眼睛瞪大、嘴巴大開,直問我為什麼會有這份報告書,他當下立刻希望我將這份報告與全公司分享,並且請我跟大家解釋怎麼做出這份報告,還有那份Excel檔案。說完,我精神出奇的好,即便一夜沒睡,心裡那大包袱也卸了下來。

那一年,我剛踏出專案管理的第一步。

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About 織田紀香

喜愛分享,對於行銷、管理、銷售有莫名的狂熱。平常最愛瘋狂打字寫文章,各種題材不拘。 目前擔當數位行銷講師。

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